一言で書面と言っても、仕事で使用する書面ってたくさんありますよね。
ここでは品質に関わる書面をどのように管理しているか？管理すると何ができるか？
逆に管理してないと何が起こるか。を書きます。
書面の管理方法
品質に関わる書面とは下記のような書面でしょうか。
保管方法はファイルで有ればサーバーに、紙であればフォルダーに入れて保管します。
保管期間は書面によって取り決めています。
他社発行関連
・材料証明書 材料がどこでいつ作られたかを証明する書面です。
未だにFAXで送られてくることが多いですが一旦PDFで保存しておくことが多いですね。
・鍍金証明書（成分検査表） メッキに何が含まれているかが記載されている書面でRoHSなどで提出する事が多いです。こちらはメールに添付されたPDFで入手し管理サーバー内で保管します。
自社発行関連
寸法検査記録 同じ寸法精度品が必要な場合、初回時の検査と今回の加工時の値差を確認する必要があります。
品質調査回答書 協力会社様へ１年に１回、前年度との変化がないかを確認するうえで提出して頂く書面です。
測定器管理台帳 測定器や計測器の校正期間を管理した台帳
品質保証書 自社発行の品質保証書をファイルにて保存しいつでも確認できる状態にしております。
従業員の自己採点記録 品質月間において自己採点を行い、確認することで自己の技量や品質への取り組み方を再確認します。
管理していると何ができるか？
起きてほしくないですが不具合発生時の対応差につきます。
当たり前の事なので書くことも躊躇ったのですが いつ？・どこで（工程）？・だれが？を直ぐ確認できるように記録する事は品質への考え方自体の向上につながります。
安心感が次のご注文へつながるのが製造業ですよね。
管理してないと何が起こるか
いつ？ 作ったものか分からなければ、同時に起こったであろう未判明の不具合を見つけられません。
どこで（工程）？ 作ったものか分からなければ、同工程で起きたあろう他案件の不具合を発見することができません。作業者の違いで起きるのか？工程自体に不具合があるのかを特定する必要があります。
だれが？ 作ったものか分からなければ、作業者自体を特定できないため、また、同じことを繰り返す可能性が有りますね。
上記のように品質に関わる書面の管理で出来ることは品質向上です。